L'organisation de l'association

Que fait le bureau ?

· Il est garant et responsable du projet du TDV

· Il prend les décisions extraordinaires (pandémie, exclusion d'un directeur)

· Il soutient le la directeur.trice en cas de plainte en justice.

· Il gère les gros problèmes des séjours (vol, harcèlement…) dont la gestion ou le déclenchement se fait en dehors des séjours

Qui a été élu et Comment ?

Le bureau est constitué de la présidente, du trésorier, et d'une locomotive de 4 personnes. Cette locomotive a fait l'objet d'une élection sans candidat (procédure simplifiée) : chaque personne participant au vote a designé une équipe et expliqué pourquoi elle pensait que les personnes choisies disposaient des qualités et des compétences nécessaires à la mission proposée. A la suite de ce moment d'échange riche, une équipe de 4 personnes a été formée, en laissant la possibilité d'accepter ou non la mission proposée.

La "Locomotive du TDv" c'est quoi ?

L’intention de la locomotive est de prendre les décisions en étant à l'écoute du cœur battant du TDV. C'est-à-dire plus concrètement : écouter ce qui se dit, lancer des idées pour voir comme elles évoluent et prennent ou pas, tâter le terrain pour voir si d'autres personnes sur le terrain soutiennent la mise en œuvre, débattre aussi à l'extérieur de la locomotive.

Il s’agit donc de :

• Valider les équipes de direction en lien avec la comète Direction des directeurs. 
• Décider la capacité des séjours
• Prévoir les dates et les durées des séjours
• Être soutien des directeurs pendant les séjours.
• Être éventuellement soutien de la présidente qui valide des décisions d'exclusion d'un anim, enfant, Top Z,...
• Avoir la charge mentale de vérifier que tout se déroule dans les temps.
• Gérer l'utilisation du lieu (location, week-end anim, pavillon,...)
• Être soutien en cas de souci dans une comète
• Animer les temps de convivialité des comètes.
• Faire le lien avec les comètes
• Imaginer les temps forts du TDV

La composition du bureau

Les comètes

Le Temps des Vacances s’appuie sur ses comètes : des groupes de personnes dédiées sur des sujets spécifiques. Chaque comète est autonome et gère son champs d’action comme elle le souhaite, en coordination avec les autres comètes ou la locomotive quand c’est nécessaire.

En plus du bureau, il existe également la comète des Sages, qui regroupent entre autre : Tiphaine, Jean-Armand, Cécile,… et qui peut être consultée pour toutes les décisions importantes ou lorsque le besoin d’en fait sentir. Elle permet au bureau de s’appuyer sur des personnes qui connaissent le TDV depuis longtemps ainsi que sa “mémoire”. 

LA COMPOSITION DES COMÈTES

Bâtiments, extérieurs & fournisseurs

Réaménager le bâtiment, gérer les extérieurs, les projets d'energies renouvelables.

Gestion séjours auprès de Jeunesse et Sport et paiements indemnités 

Déclarer les séjours auprès de Jeunesse et Sport ainsi que s'assurer que les indemnités sont bien envoyées aux anims.

Alimentation & Intendance

Créer les menus des séjours en prenant en compte les problématiques écologiques et locales (bio, producteurs locaux,...).

Inscription Z & TOP Z

Gérer les inscriptions des bénévoles pour les différents séjours (Z, Top Z,...)

Fête du TDV

Organiser la fameuse Fête du TDV qui a lieu après les séjours d'été et gérer la logistique liée à l'évènement (location, installation, ...)

Communication

Gérer la communication de l'association sur les réseaux sociaux, le site internet,...

Relations famille et inscriptions

Gérer les échanges avec les parents.

Direction

Recruter les futures directeurs et directrices des séjours.

Suivi des animateurs

Garder le lien avec les animateurs toute l'année.

JEUX

Créer des moments de jeux conviviaux dans l'année

Imaginaire

Repenser nos imaginaires d'animation de manière plus inclusive.

Diversité

Nouer des partenariats et permettre plus de diversité dans nos séjours.